Author: Pia Heiskanen

Rakka Toimitilat erottuu muista välittäjistä siinä, että käytämme tilahaussamme tilasuunnittelijaa. Tilasuunnittelijamme ovat erikoistuneet työympäristöjen suunnitteluun ja kehittämiseen, mikä auttaa ymmärtämään asiakkaidemme tarpeita, ja löytämään myös vähemmän ilmeiset ratkaisut. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä tavoitteeseemme ymmärtää tilatarve mahdollisimman hyvin.

Alkukartoitus

Emme katso vain minne yrityksenne mahtuu, vaan meitä kiinnostaa miten liiketoimintanne oikeasti toimii uusissa tiloissa. Alkutapaamisessa välittäjämme ja tilasuunnittelijamme käy kanssanne keskustelun tarvittavista tiloista. Keskustelemme siitä, mitä työpäivänne sisältää ja mitä toimintoja toimistolta vaaditaan. Yleensä keskusteluissa tulee myös ilmi asioita, joita tilanhakija ei ole vielä itse pohtinut. Esimerkiksi voisiko avotila erillisillä vetäytymistiloilla toimiakin paremmin, kuin kopitettu tila. Tai voisiko harvoin käytetyn kokoustilan korvata jollain muulla ratkaisulla.

Alkukartoituksen pohjalta tehdään tilaohjelma

Tilasuunnittelijamme kokoaa alkukartoituksessa käydyt tarpeet läpi visuaaliseksi kokonaisuudeksi, tilaohjelmaksi. Tilaohjelmassa käydään läpi tarvittavat tilat ja niille suositeltavat neliömäärät. Näin saadaan arvio kokonaisneliöistä, mikä nopeuttaa oikean tilan löytymistä.

Suunnittelija varmistaa valittujen tilojen toimivuuden

Alustavat pohjapiirustukset auttavat teitä hahmottamaan tilan todellisen potentiaalin jo ennen lopullisia päätöksiä. Suunnittelijan laatima luonnos konkretisoi, miten työpisteet, kulkureitit ja eri toiminnot sijoittuvat käytännössä. Pohjaluonnoksista näkee nopeasti, mahtuuko oma toiminta tilaan järkevästi ja miltä arki siellä voisi näyttää. Ne myös paljastavat mahdolliset haasteet, kuten ahtaat kulkuväylät tai tehottomat neliöt, jolloin ratkaisuja voidaan vielä muokata ennen sitoutumista tilaan.

Paremmin sopiva tila suunnittelijan avulla

Tilasuunnittelijan käyttäminen toimitilojen valinnassa auttaa varmistamaan, että tila toimii oikeasti arjen työssä. Ulkopuolisen asiantuntijan silmä näkee nopeasti tilan mahdollisuudet ja rajoitteet. Tilasuunnittelija osaa suhteuttaa tilan yrityksen todellisiin tarpeisiin, kuten työn tekemisen tapoihin, tiimin kokoon ja tulevaisuuden muutoksiin, mikä vähentää riskiä tehdä kalliita virhevalintoja.

Ammattilainen osaa ehdottaa myös vaihtoehtoja, jotka voivat vaatia suurempia muutoksia, kuten tilojen uudelleenjakoa, seinien siirtämistä tai toimintojen kokonaan uutta sijoittelua. Ilman ulkopuolista näkökulmaa nämä mahdollisuudet jäävät helposti huomaamatta, koska tila nähdään totutulla tavalla. Tilasuunnittelija tuo prosessiin rohkeutta ja näkemystä, minkä avulla voidaan löytää ratkaisuja, jotka parantavat tilan toimivuutta, arjen sujuvuutta ja jopa kiinteistön arvoa merkittävästi.

Hybridityöstä on tullut pysyvä osa monen organisaation toimintaa. Kuitenkin monet yritykset etsivät edelleen yhtä, koko organisaatiolle yhteistä mallia hybridityöhön – mallia, joka määrittelisi selkeästi, kuinka monta päivää viikossa työskennellään etänä ja kuinka monta toimistolla. Tämä lähestymistapa on kuitenkin ongelmallinen, koska se ei ota huomioon työntekijöiden ja tiimien erilaisia tarpeita, työtehtävien luonnetta tai organisaation dynamiikkaa. Sen sijaan hybridityömalli tulisi määritellä vähintään tiimi- ellei jopa yksilötasolla, jotta se palvelisi aidosti sekä työntekijöitä että liiketoiminnan tavoitteita.

Ei yhtä koko organisaatiolle sopivaa ratkaisua

Yrityksillä on usein houkutus luoda selkeät ja yhtenäiset linjaukset hybridityölle. Yksi syy tähän on hallinnan tarve – johdon on helpompi seurata ja johtaa työyhteisöä, jos kaikilla on samat säännöt. Lisäksi uskotaan, että yhtenäinen malli tukee yrityskulttuuria ja yhteistyötä.

Ongelma on kuitenkin siinä, että eri työtehtävät vaativat erilaisia työskentelytapoja. Esimerkiksi ohjelmistokehittäjälle tai sisällöntuottajalle voi olla optimaalisinta tehdä suurin osa työstä etänä, kun taas myyntitiimi saattaa hyötyä enemmän läsnäolosta toimistolla asiakastapaamisten ja tiimipalavereiden vuoksi. Jos yritys pakottaa kaikki noudattamaan samaa hybridimallia – esimerkiksi vaatimalla kolme toimistopäivää viikossa – lopputuloksena voi olla tyytymättömyyttä, heikentynyttä tuottavuutta ja jopa lisääntynyttä työntekijöiden vaihtuvuutta.

Tiimi- ja yksilötason hybridityömallit

Sen sijaan, että yritykset pyrkisivät löytämään yhden, kaikille sopivan mallin, hybridityö tulisi määritellä joustavasti tiimi- tai yksilötasolla. Tämä tarkoittaa, että jokainen tiimi tarkastelee omaa työntekoaan ja päättää yhdessä, kuinka paljon läsnäoloa tarvitaan ja missä tilanteissa etätyö on tehokkainta.

Tiimipohjaisessa mallissa keskeistä on yhteinen ymmärrys siitä, miten yhteistyö toimii parhaiten. Esimerkiksi tuotekehitystiimi voi sopia, että he tapaavat fyysisesti kerran viikossa yhteisen ideoinnin ja ongelmanratkaisun tueksi, mutta muuten jokainen voi valita työskentelypaikkansa vapaasti. Toisaalta asiakaspalvelutiimi voi tarvita enemmän läsnäoloa, jotta tiedonkulku ja koordinointi toimivat sujuvasti.

Yksilötason hybridityömalli vie joustavuuden vielä pidemmälle. Siinä työntekijät saavat itse päättää, missä ja milloin he työskentelevät, kunhan työn tulokset ja tiimiyhteistyö eivät kärsi. Tämä vaatii organisaatiolta luottamusta työntekijöihin, selkeitä tavoitteita ja hyvää viestintää, mutta voi parhaimmillaan lisätä työntekijöiden hyvinvointia ja sitoutumista.

Miten onnistua monitasoisessa hybridityömallissa?

Hybridityömallin onnistuminen edellyttää, että yritykset määrittelevät selkeät periaatteet mutta jättävät käytännön toteutuksen joustavaksi. Yhteiset linjaukset voivat liittyä esimerkiksi yhteistyön ja tiedonkulun varmistamiseen, mutta tiimeille ja yksilöille on annettava vapaus päättää, miten ne käytännössä toteutetaan. Tällainen lähestymistapa tukee sekä liiketoiminnan tavoitteita että työntekijöiden erilaisia tarpeita.

Joustavuuden lisäämiseksi päätöksentekoa kannattaa siirtää tiimitasolle. Jokainen tiimi voi itse arvioida, kuinka paljon fyysistä läsnäoloa tarvitaan ja milloin etätyö on tehokkainta. Tämä mahdollistaa sen, että työskentelytavat sovitetaan työn luonteen ja yhteistyön tarpeiden mukaan. Samalla työntekijöille tulee antaa selkeä vastuu omasta työskentelystään. Luottamus ja selkeät tavoitteet ovat tässä keskeisiä – tärkeämpää on työn tulos kuin se, missä ja miten se tehdään.

Toimivan hybridityön perusta on myös avoin viestintä ja jatkuva kehitys. Koska työskentelytavat ja tarpeet voivat muuttua ajan myötä, organisaation on tärkeää kerätä säännöllisesti palautetta ja mukauttaa käytäntöjään sen perusteella. Hybridityömallin ei tule olla pysyvä ja kiveen hakattu, vaan elävä ja kehittyvä osa organisaation toimintakulttuuria.

Hybridityömalli tulisi määritellä tiimitasolla, jotta se palvelisi aidosti sekä työntekijöitä että liiketoiminnan tavoitteita.

 

Hyvät, yhdessä solmitut pelisäännöt edistävät tehokkuutta, viihtyvyyttä ja yhteisymmärrystä. Niiden avulla voidaan luoda työpaikan kulttuuri, joka tukee kaikkien hyvinvointia ja tuottavuutta.

Voit rakentaa työpaikan pelisäännöt näiden periaatteiden varaan:

Yhteisöllisyys työpaikalla

• Kohtele kollegoitasi kunnioittavasti ja huomioi heidän tarpeensa.
• Osallistu yhteisiin tilaisuuksiin ja edistä hyvää yhteishenkeä.
• Käsittele ristiriitatilanteet rakentavasti ja avoimesti.

Työrauha toimistossa

• Pidä toimiston äänitaso kohtuullisena ja käytä kuulokkeita tarpeen mukaan.
• Käytä neuvottelu- ja puhelutiloja pidempiä keskusteluja varten.
• Tiedota etukäteen, jos työympäristössä on poikkeavia tarpeita.

Tilojen ja työvälineiden vastuullinen käyttö toimistossa

• Jätä työpiste ja yhteiskäyttöiset tilat siisteiksi.
• Varaa neuvotteluhuoneet ajoissa ja kunnioita varattuja aikoja.
• Käsittele työvälineitä vastuullisesti ja ilmoita vioista.

Toimiva työpaikkaviestintä

• Valitse oikea viestintäkanava tilanteen mukaan.
• Sovi selkeät käytännöt etätyöhön ja toimistotyöskentelyyn.
• Ilmoita aikataulumuutoksista ajoissa muiden työskentelyn helpottamiseksi.

Työajan hallinta ja tehtävien jako tiimityössä

• Pidä kiinni sovituista työajoista ja jousta tarpeen mukaan.
• Muista säännölliset tauot, jotta pysyt tehokkaana.
• Huolehdi, että tehtävät jaetaan oikeudenmukaisesti tiimin kesken.

Työhyvinvointi ja turvallisuus

• Noudata ergonomiaohjeita ja säädä työpisteesi oikein.
• Kannusta työkavereita pitämään huolta omasta hyvinvoinnistaan.
• Hyödynnä tarjolla olevat työhyvinvointipalvelut.

Työympäristön jatkuva kehittäminen ja palautteen hyödyntäminen

• Pidä säännöt elävänä: päivitä ja kehittä niitä tarpeen mukaan.
• Osallistu aktiivisesti työympäristön kehittämiseen.
• Kuuntele palautetta ja vie parannusehdotuksia eteenpäin.

Parhaat säännöt ovat yksinkertaisia ja selkeitä. Mitä monimutkaisempia säännöt ovat, sitä herkemmin niitä aletaan kiertämään kiireen nimissä. Sääntöjä laatiessa on hyvä välttää kielteisiä sanoja “EI” ja “ÄLÄ”. Pyri sen sijaan luomaan sääntöjä, jotka ovat noudattamiseen kutsuvia.

Monessa organisaatiossa toimitilamuutos nähdään puhtaasti seinien siirtämisenä tai kalustehankintoina. Todellisuudessa kyseessä on yksi suurimmista yrityskulttuurin murroskohdista. Miksi uusi, upea toimisto aiheuttaa usein vastustusta? Syynä on usein se, että muutos tapahtuu työntekijöille, ei heidän kanssaan. Tässä blogissa avaamme, miten kääntää muutosvastarinta voimavaraksi ja miksi aito osallistaminen on menestyvän työympäristökehittämisen perusta.

Miksi muutosvastarinta ei ole huono asia?

Muutosvastarinta mielletään yleensä negatiiviseksi asiaksi ja jopa merkiksi hankalista työntekijöistä. Näin ei kuitenkaan ole. Muutosvastarinta kielii sitoutumisesta: ihminen välittää työstään ja siitä, miten hän voi sen suorittaa. Työympäristön muuttaminen ilman aitoa vuoropuhelua voidaan kokea uhkana omalle ammattitaitoisuudelle ja autonomialle.

Vastustuksen kääntäminen voimavaraksi vaatii ymmärrystä siitä, ettei kyse ole vaikeista ihmisistä vaan huonosti johdetusta tunneasiasta. Kun vastarinta kohdataan viestinä tarpeesta tulla kuulluksi, muutosprosessi muuttuu passiivisesta siirtelystä aktiiviseksi yhteiskehittämiseksi. Menestyvässä tilamuutoksessa rakennetaan uusien seinien lisäksi työntekijän identiteettiä uudenlaisessa ympäristössä.

Osallistaminen on strategia, ei pelkkä kysely

Termiä “osallistaminen” käytetään nykyään ahkerasti, mutta usein se jää pintapuoliseksi. Työntekijöiltä kysytään mielipidettä seinien väristä tai kahvikoneen merkistä, mutta todelliset strategiset linjaukset, kuten tilan jakaminen tai työtapojen muutos, on jo lyöty lukkoon.

Aito osallistaminen vaatii johdolta rohkeutta luopua vallasta. Se tarkoittaa, että asiantuntijat, ne jotka tilassa oikeasti työtään tekevät, saavat haastaa suunnittelijoiden ja johdon visiot. Tämä herättää usein pelkoa: “Jos kysymme kaikilta, tuleeko lopputuloksesta sekasotku?” Kokemuksemme mukaan vastaus on päinvastainen. Kun työntekijät ymmärtävät prosessin reuna-ehdot ja saavat aidon mahdollisuuden vaikuttaa toiminnallisuuteen, he ovat valmiimpia tekemään myös kompromisseja. 

Miten osallistaminen tehdään käytännössä?

Jotta muutosvastarinta kääntyy sitoutumiseksi, suosittelemme etenemään seuraavien askelten kautta:

1. Kartoita nykytila ja tarpeet, älä haluja: Aloita kysymällä, miten työtä oikeasti tehdään, ei sitä, millaisia huonekaluja ihmiset haluavat. Ymmärrys arjen prosesseista on suunnittelun tärkein työkalu.
2. Luo raamit keskustelulle: Kerro avoimesti, mitkä asiat ovat päätettävissä ja mitkä (esim. budjetti tai neliömäärä) on jo lyöty lukkoon. Selkeät raamit poistavat turhia odotuksia.
3. Käytä monipuolisia menetelmiä: Kaikki eivät halua puhua suuressa ryhmässä. Hyödynnä kyselyitä, pienryhmätyöpajoja, havainnointia ja epävirallisia keskusteluja.
4. Sovi pelisäännöistä: Laatikaa yhteinen sopimus siitä, miten tilassa toimitaan muuton jälkeen.

Paras sijainti toimitilalle? 

Saavutettavuus on kynnyskysymys, jos tavoitteena on saada tiimi takaisin toimistolle ja asiakkaat vaivattomasti vierailulle. Usein sijaintia miettiessä selvitetään työntekijöiden asuinpaikat ja pyritään optimoimaan sijainti niiden pohjalta. Tässä kannattaa kuitenkin muistaa, että ihmiset muuttavat ja vaihtavat työpaikkaa ja toimiston sijainti on pitkäaikainen päätös. Yleensä suosittelemme keskittymään toimiston yleiseen saavutettavuuteen, kuten hyviä parkkeerausmahdollisuuksia ja julkisen liikenteen pysäkkien läheisyyttä.

Sijainnissa kannattaa huomioida myös palvelujen läheisyys. Jos ei huvita joka kerta käydä ostamassa eväsleipää samasta lähikaupasta, kannattaa harkita muuttoa keskusta-alueelle tai palveluiden läheisyyteen. Kattavat palvelut voi saada myös toimiston välittömään läheisyyteen valitsemalla business park tyyppisen ratkaisun, jossa lounasravintola, aulapalvelut ja muut mukavuudet löytyvät samasta rakennuksesta.

Minkälainen on sopiva tila?

Tilaa valitessa on hyvä ensin määritellä mikä entisissä tiloissa toimii ja mikä ei. Tähän kannattaa osallistaa henkilökunta. Sen sijaan, että kysyt minkälaiset tilat henkilöstö haluaa, keskustele entisten tilojen hyvistä ja huonoista puolista. Näin et huku pitkään toivelistaan, vaan saat konkreettista tietoa, mitä entisistä tiloista on hyvä tuoda uusiin tiloihin ja mitä pitäisi kehittää.

Tilahaussa neliöiden määrän lisäksi kannattaa huomioida tilan muoto. Jos toiveena on huonetoimisto, kannattaa valita kapeampi tila, jossa on ikkunoita ainakin vastakkaisilla seinillä. Näin luonnonvalo jakautuu tasaisesti, eikä keskelle jää pimeää aluetta. Syvärunkoinen tila toimii paremmin avotoimistona, koska kalustaminen on vapaampaa ja luonnonvalo kiertää tilassa helpommin. Erittäin syvärunkoisissa tiloissa kannattaa harkita työpisteiden sijoittamista ikkunaseinille ja kokoustilojen sijoittamista keskemmälle tilaa. Näin keskelle ei jää haastavasti kalustettavaa tilaa.

Onko tekniikka ajantasalla?

Toimitilaa valittaessa on kriittistä varmistaa, että tilan tekniikka vastaa todellista käyttötarvetta. Jos esimerkiksi jäähdytyskapasiteetti on riittämätön tai puuttuu kokonaan, erityisesti suurten ikkunapintojen suunta etelään tai länteen voi muuttaa työtilan kesäisin tukalaksi. Lisäksi on varmistettava, että ilmanvaihto on etenkin kokoustiloissa riittävä henkilömäärään nähden. 

Tekniikassa on hyvä huomioida myös onko tiloissa vakaa valokuituyhteys sujuvaan tietoliikenteeseen ja riittävä määrä sähköpisteitä, jotta vältytään epäsiisteiltä ja turvattomilta jatkojohtoviritelmiltä.

Tarkista myös, onko tilassa käytetty riittävästi ääntä vaimentavia materiaaleja, kuten akustolevyjä tai pehmeitä pintoja. Akustiikka määrittelee pitkälti työntekijöiden jaksamisen ja tehokkuuden. Erityisesti avotoimistoissa ja moderneissa, kovia pintoja suosivissa tiloissa kaiku voi muodostua häiritseväksi esteeksi keskittymiselle.

Miten voimme auttaa?

Tilahaku: Teemme teille kartoituksen toimitilojen markkinatilanteesta ja tarjonnasta. Hoidamme yhteydenotot kiinteistönomistajiin, järjestämme tilanäytöt ja tuemme teitä vuokrasopimusneuvotteluissa.

Henkilöstökysely: Haastattelemme henkilökuntaanne tai järjestämme syväsukelluksen henkilöstönne tarpeisiin henkilöstökyselyn avulla.

Sijainti: Teemme sijaintianalyysin, jotta pääsette vertailemaan eri alueita ja niiden potentiaalia.

Tila & Tekniikka: Tilasuunnittelijamme varmistaa, että uudet tilat vastaavat yrityksenne tarpeita. Lisäksi pidämme huolta, että tilojen tekniikka on ajan tasalla ja arvioimme minkälaisia kustannuksia mahdolliset tilamuutokset vaativat. 

Uuden toimitilan etsimistä voi hyvin verrata asunnon ostamiseen. Jokainen kodinetsijä tietää, kuinka paljon taustatyötä, markkinoiden seurantaa ja aikataulujen sovittelua prosessi vaatii. Tässä blogissa kerromme, miten voit säästää aikaa ja hermoja uuden toimitilan haussa toimitilavälityspalvelumme avulla.

Teemme kattavan markkinointikartoituksen

Omatoiminen etsijä aloittaa tilahaun yleensä selaamalla nettisivuja, joille on listattu vapaita toimitiloja. Tämä voi tarkoittaa hyvin pirstaleisen tiedon analysointia, sillä ilmoituksia löytyy paljon niin yleisistä tilahaku portaaleista kuin kiinteistönomistajien omilta nettisivuilta. Lisäksi ilmoituksissa olevat tiedot voivat olla vajavaisia, kuten puuttuvia teknisiä tietoja tai pelkkiä pohjapiirustuksia ilman kuvia tilasta. 

Toimitilavälittäjämme käy tilavalikoiman puolestasi läpi, selvittää puuttuvat tiedot ja valmistelee esityksen potentiaalisista tiloista. Ennen tilahakua selvitämme yrityksenne tilatarpeet ja tuomme tarjolle vain niihin sopivia tiloja. Hakemiemme kohteiden avulla saat selkeämmän kuvan markkinasta ja pääset vertailemaan tiloja ja niiden ominaisuuksia vaivattomasti.

Löydämme myös off-market -kohteet

Suuri hyöty toimitilavälittäjän käyttämisestä tilahaussa on pääsy kohteisiin, jotka eivät ole julkisesti tiedossa. Tunnemme eri kiinteistönomistajat ja selvitämme onko heillä vapautuvia tiloja yrityksenne hakukriteereillä. 

Pystymme myös löytämään tiloja, jotka ensinäkemältä eivät vaikuta kiinnostavilta. Usein tila on muokattavissa tarpeita vastaavaksi esimerkiksi jakamalla suuri tila, yhdistelemällä pienempiä tiloja tai tekemällä uudenlaisen pohjaratkaisun.

Varmistamme tilan sopivuuden

Joskus voi olla vaikeaa hahmottaa miten tyhjä tila sopii yrityksen tarpeisiin. Mahtuuko tilaan kaikki työpisteet, pystyykö tilaan rakentamaan lisää kokoustiloja, voisiko nykyisen keittiön paikkaa siirtää ja mihin se on teknisesti mahdollista siirtää?

Välittäjän tulisi ymmärtää mahdollisuudet muokata tila vastaamaan yrityksesi tarpeita. Me varmistamme asian sillä, että prosessissamme on mukana tilasuunnittelija, joka tekee tarvittaessa tilasovituksen yrityksesi tarpeisiin pohjautuen.

Hoidamme tilahaun käytännön asiat

Hoidamme yhteydenpidon vuokranantajiin, koordinoimme tilanäytöt ja hankimme tarvittavat lisätiedot kohteista. Jotta vältytte virheinvestoinneilta, varmistamme jo tiloja etsiessä, että ne toimivat arjessanne. Kuten riittääkö ilmanvaihtokapasiteetti, vastaako sähkö- ja datalitännät yrityksenne tarpeita ja onko pohjaratkaisu muokattavissa ilman kalliita rakennemuutoksia.

Käytännön asioiden hoito jatkuu aina sopimusneuvotteluihin asti, joissa toimimme “tulkkina” vuokrauslainsäädännön ja sopimuskäytäntöjen kiemuroissa. Autamme vuokranantajaa ymmärtämään tarpeenne, jotta lopullinen sopimus ja uusi tila palvelevat liiketoimintaanne optimaalisesti pitkälle tulevaisuuteen.

Yhteenveto – Miksi käyttää toimitilavälittäjää toimitilan haussa

1. Saat kattavan kuvan toimitilojen markkinatilanteesta ja tarjonnasta
2. Pääset kiinni tiloihin, jotka eivät ole julkisesti vuokrattavissa
3. Sinun ei tarvitse hoitaa yhteydenpitoa usean eri kiinteistönomistajan kanssa
4. Toimitilavälittäjä järjestää puolestasi tilanäytöt
5. Saat ammattimaista tukea vuokrasopimusveuvotteluihin
6. Toimitilavälitys on maksuton palvelu, koska palkkion maksaa kiinteistönomistaja

Nykyinen sopimus tulee päätökseen

Kun vuokrasopimus on katkolla, käsillä on erinomainen hetki vaihtoehtojen kartoittamiseen.

Näin me autamme:

• Markkinoiden läpivalaisu: Etsimme puolestanne kaikki vapaat ja vapautuvat kohteet, joista voitte vertailla sopivia vaihtoehtoja
• Tarvekartoitus: Käymme kanssanne tilatarpeenne läpi ja pohdimme onko nykyinen tila teille toimiva ratkaisu, saisiko siitä muokattu toimivamman vai kannattaako muuttaa uusiin tiloihin

 

Liiketoiminnan kasvu

Kasvu on positiivinen haaste, mutta se asettaa tilat koetukselle. Joskus kasvu vaatii uuden tilan, mutta toisinaan ratkaisu löytyy nykyisen kiinteistön sisältä tai tilojen älykkäästä uudelleenjärjestelystä. Pelkkä neliöiden lisääminen ei aina riitä, vaan tilan on tuettava uutta organisaatiorakennetta.

Näin me autamme:

• Tarveanalyysi: Määritämme yhdessä teidän kanssa, kuinka paljon ja millaista tilaa todellisuudessa tarvitsette, jotta ette maksa hukkatoiminnoista.
• Skaalautuvat ratkaisut: Etsimme kohteita, joissa on huomioitu tulevaisuuden laajentumismahdollisuudet ilman välitöntä muuttotarvetta.

 

Epäsopiva sijainti

Sijainti, joka toimi viisi vuotta sitten, voi olla tänään este parhaiden osaajien rekrytoinnille. Jos saavutettavuus julkisilla on heikko tai palvelut ovat kaukana, toimisto muuttuu rasitteeksi.

Näin me autamme:

• Sijaintianalyysi: Autamme vertailemaan eri alueiden saavutettavuutta ja vetovoimaa työntekijöidenne ja asiakkaidenne näkökulmasta.
• Tilahaku: Tiloja etsiessä kartoitamme myös lähialueen palvelut sekä liikenneyhteydet

 

Teknilliset ja terveydelliset seikat

Toisinaan syy muuttoon on rakenteellinen. Mikään määrä sisustamista ei korjaa tilaa, jossa perusasiat eivät toimi. Huono sisäilma on merkittävä riski työntekijöiden terveydelle ja suurin yksittäinen työtehon laskija.

Näin me autamme:

• Tekninen esiselvitys: Käymme katsomassa kohteet etukäteen ja varmistamme, että sisäilma, akustiikka ja jäähdytys vastaavat nykyajan vaatimuksia.
• Riskien välttäminen: Suodatamme pois kohteet, joissa tekniset rajoitteet voisivat johtaa kalliisiin virheinvestointeihin.

Onko hybridityö vähentänyt toimiston käyttöä? Eikö toimisto tue uusia työskentelytapoja tai yhteisöllisyyttä? Vai onko vuokrasopimus tulossa päätökseen? Nyt kun uuden tilan tarve on tunnistettu, miten muuttaa se liiketoimintaa tukevaksi tilaksi ilman kalliita virheinvestointeja? Tässä on asiantuntijan näkemys siitä, miten siirrytään havainnosta uusiin puitteisiin.

 

Tilakonsepti ohjaa investointia

Uuden tilan tulee olla pienempi tai isompi, mutta kuinka monta neliötä? Vai riittääkö samat neliöt kuin ennen? Tilahakua nopeuttaa tilakonseptin laatiminen. Konseptissa visualisoidaan tarpeenne ja sen laatii tilasuunnittelun ammattilainen. Siinä määritellään esimerkiksi minkä verran työpisteitä tarvitaan, millaisia tiloja toimistoon tarvitaan ja mikä on erilaisten tilojen suhde toisiinsa. Samalla hahmottuu tarvittavan tilan määrä ja se toimii tilaa haettaessa hakukriteereinä.

 

Vapaiden tilojen läpikäynti

Vapaiden toimitilojen etsinnässä virhe on tuijottaa ainoastaan neliöitä ja sijaintia. Arvoa syntyy myös tilan muunneltavuudesta, talotekniikan riittävyydestä ja siitä, miten tilat tukevat yrityksenne arkea vielä vuosienkin päästä. Tilasuunnittelun ja toimitilavälittämisen ammattilaisemme kokoavat teille vaihtoehdot tiloista, jotka ovat sijainnilta, hinnalta ja pohjaratkaisuilta optimaalisimmat. 

 

Työympäristöasiantuntijuus ja tilasovitukset osana tilahakua

Voisiko se rumin ja suurinta remonttia tarvitseva tila ollakin paras vaihtoehto? Raakapinnoilla olevista kohteista saattaa olla haastavaa nähdä tilan aito potentiaali. Tässä tulevat apuun suunnittelijan tekemät tilasovitukset, joista pystytte havainnoimaan, miten työpisteet, kokoustilat ja taukotilat sijoittuvat pohjaratkaisuihin.

 

Sopimusneuvottelut

Kun sopiva tila on löytynyt, olemme tukenanne varmistamassa, että vuokranantajan tarjous sisältää teille oleelliset asiat ja tarvittavat muutostyöt kirjataan sopimukseen. Hoidamme halutessanne yhteydenpidon vuokranantajaan ja tuomme teille neuvotteluvaiheessa tarvittavan toimitilamarkkinan ja -juridiikan osaamisen.

Meidän avullamme varmistatte, että uudet toimitilat eivät ole hukkainvestointi, vaan liiketoimintaanne tukeva voimavara. 

 

Yhteenveto, miten tilahaku etenee kanssamme

1. Alkukartoituksessa käymme läpi tarpeenne
2. Tarjoamme myös laajemman tarvekartoituksen, jossa järjestämme kyselyn 
3. Laadimme alkukartoituksen pohjalta tilakonseptin
4. Haemme parhaat tilavaihtoehdot tarjonnasta ja myös niistä tiloista, jotka eivät ole julkisessa haussa
5. Järjestämme valittuihin tiloihin kohdekäynnit. Käynneillä mukana on välittäjän lisäksi työympäristösuunnittelija
6. Olemme tukenanne koko vuokrausprosessin ajan ja hoidamme yhteydenpidon vuokranantajiin

Ota yhteyttä matalalla kynnysellä, kartoitetaan tilanne yhdessä.