Lyhyesti: ei ole yhtä yksiselitteistä ja kaikille sopivaa vastausta. Tarvittavan tilan määrä ja tyyppi riippuvat mm. hybridityön asteesta, työn luonteesta ja tilan pohjaratkaisusta. Oleellista onkin ymmärtää tilatarve ennen kuin tilan hakemista aloitetaan.
Hyvin mitoitettu toimitila tukee sujuvaa työntekoa ja pitää kustannukset hallinnassa. Sopiva neliömäärä riippuu henkilöstömäärän lisäksi toimistolla samanaikaisesti työskentelevien määrästä, työn luonteesta ja yhteisten tilojen tarpeesta.
Liian suuri tila kasvattaa turhaan kustannuksia. Liian pieni tila taas hankaloittaa työntekoa, voi käydä nopeasti ahtaaksi ja heikentää viihtyisyyttä.
Tilatarvetta arvioitaessa on hyvä pitää mielessä, että toimitila ei ole vain kustannuserä vaan yrityksen ”tuotantolaitos”, jonka vaikutus talouteen voi olla tuottavuuden kautta huomattavasti vuokrakustannusta suurempi.
Näin lasket yrityksesi toimistotilan tarpeen
Suuntaa-antavana lähtökohtana voidaan käyttää noin 10–15 neliötä tarvittavaa työpistettä kohden, kun mukaan lasketaan myös yhteiset tilat, kuten neuvotteluhuoneet, vetäytymis- tai taukotila ja keittiö sekä säilytys. Työntekijämäärä ei kerro suoraan työpisteiden määrää vaan niiden suhteeseen vaikuttaa mm etätyön määrä, yrityksen työntekemisen malli ja nimettyjen työpisteiden määrä.
Rakan projekteissa vähimmillään työpisteitä on ollut alle puolet työntekijämäärästä ja enimmillään enemmän kuin työntekijöitä. Ja molemmat ovat kuitenkin olleet täysin perusteltuja yrityksen liiketoiminnan tarpeisiin perustuvia ratkaisuja.
Keskimäärin viime vuosina tekemissämme projekteissa tilaa työntekijää kohden on ollut noin 12 neliötä, mutta vaihtelu on ollut suurta. Pienimmillään tila on ollut alle 4 neliötä ja enimmillään yli 20 neliötä.
Hybridityö muuttaa tilantarvetta
Hybridityö on vähentänyt monen yrityksen työpisteiden tarvetta, mutta samalla toimistolta odotetaan enemmän. Jos työntekijät tulevat paikalle erityisesti palavereihin ja tapaamaan kollegoita, tarvitaan myös sopivia tiloja näihin tarkoituksiin, rauhallisia työpisteitä unohtamatta.
Uutta toimitilaa pohtiessa kannattaa myös tarkastella viikon ruuhkapäiviä. Jos lähes kaikki tulevat toimistolle tiistaisin ja torstaisin, tilan on toimittava myös silloin, ei vain viikon keskimääräisen käyttäjämäärän mukaan.
Pohjaratkaisu ratkaisee enemmän kuin neliömäärä
Kaksi samankokoista toimistoa voivat palvella aivan eri määrää ihmisiä. Hankalan muotoiset huoneet, ylimitoitetut aulatilat tai väärissä paikoissa sijaitsevat kiinteät rakenteet syövät tehokasta työtilaa. Hyvin suunnitellussa pohjassa samat toiminnot voidaan saada mahtumaan huomattavasti pienempään neliömäärään.
Paras toimistotila on sellainen, joka vastaa yrityksen todelliseen käyttöön ja tavoiteltavaan kulttuuriin sekä pystyy mukautumaan muutoksiin.
Mistä apua toimistotilan mitoitukseen?
Olemme asiakkaamme tukena tilaa haettaessa, mutta jo ennen sitä haluamme ymmärtää tarpeen ja olla tarvittavassa laajuudessa mukana määrittämässä haettavan tilan ominaisuuksia. Jokaisessa projektissamme on mukana työympäristösuunnittelija varmistamassa, että valittava vaihtoehto vastaa tarvetta. Kun tilantarve on arvioitu realistisesti, sopivien vaihtoehtojen etsiminen helpottuu huomattavasti, eikä aikaa kulu soveltumattomien kohteiden kiertämiseen.
Me autamme vahvalla kokemuksella kartoittamaan yrityksellesi toiminnallisesti järkevät vaihtoehdot Helsingissä, Tampereella ja Jyväsylässä.
Ota yhteyttä, keskustellaan tarkemmin yrityksesi tarpeista.
